Hvordan udnytter vi evalueringer aktivt?

Martin Eggert Hansen

Jeg er din kontaktperson

Skriv til mig

Indtast venligst et validt navn
Eller dit telefonnummer
Sender besked
Tak for din besked
Vi beklager

På grund af en teknisk fejl kan din henvendelse desværre ikke modtages i øjeblikket. Du er velkommen til at skrive en mail til Send e-mail eller ringe til +45 72 20 14 29.

Hvordan udnytter vi evalueringer aktivt?

Evaluering er det centrale redskab for at få overblik over forløbet af udviklingsprocessen og de enkelte dele af processen. For bedst muligt udbytte af evalueringerne skal formål(ene) klargøres. Desuden må rammerne for anvendelsen af evalueringen, vilje og ressourcer til at følge op på evalueringens resultater gøres klart på forhånd. Disse elementer skal være på plads for at kunne vælge den rette udformning til evalueringen og sikre, at erfaringerne herfra kan anvendes inden for projektet eller overdrages til andre projekter.

Et væsentligt element i den strategiske proces er at følge processen og resultaterne af de igangsatte aktiviteter. Her er evalueringen det centrale redskab til at få overblik og indsigt.

Mange evalueringsrapporter ender med at samle støv på en hylde. Det har givet anledning til (ofte berettiget) kritik af evalueringer; at evalueringen ikke bliver brugt aktivt, men blot rent rituelt bliver afslutning på et projekt.

Bevidsthed om evalueringen nødvendig
For at undgå dette, er der tre ting, der skal gøres klart, inden evalueringsprocessen sættes i gang:

  • Hvad er det overordnede mål med evalueringen?
  • Hvilke organisatoriske og ressourcemæssige rammer er der for evalueringen og udnyttelse af den resultater?
  • Hvordan formidles evalueringens resultater?

De overordnede mål med evalueringen
I den regional sammenhæng er der som regel en række forskellige aktører med interesser i udviklingsprocessen og dens evaluering. De kan have forskellige overordnede mål og interesser i evalueringen.

Kontrol
For det første kan evalueringen have til formål at kontrollere i hvilket omfang de opstillede mål er nået (eller vil blive nået), og om de forventede aktiviteter er gennemført. Det er et ikke uvæsentligt element som dokumentation over for de bevilgende myndigheder.

Læring
Målsætningen om at lære af erfaringerne indgår i forskellig grad i de fleste evalueringer. Der kan være tale om at finde fejl og problemer i processen og rette dem. Den umiddelbare hensigt kan være at forstå, hvad der er gået galt i projektet, så dette kan rettes op i det aktuelle projekt eller i efterfølgende projekter (såkaldt enkelt-loop læring). Evalueringen kan dog også rumme målet om at identificere problemer og forstå, hvorfor de opstår. Fokuseringen er her ikke blot at rette fejl, men at forstå hvorfor bestemte typer af problemer og udfordringer opstår. På den baggrund kan det overvejes, om der er problemer med projektets opbygning eller forudsætningerne for projektet (at problemerne måske er helt anderledes, end det var forventet i projektet).

Evalueringen som et strategisk spil mellem interessegrupper

Det strategiske spil
Endelig er det vigtigt at gøre sig klart, at alle evalueringer indgår i et strategisk spil mellem forskellige interessentgrupper i organisationen eller regionen. Ved valg af evalueringens mål og rammer sættes der fokus på nogle bestemte aspekter, mens andre derved komme ud af fokus. Et formål med tematiseringen af evalueringen kan derfor være at bringe bestemte problemstillinger op til overfladen, som har speciel interesse for nogle aktører i regionen.

De organisatoriske og ressourcemæssige rammer for udnyttelsen af evalueringens resultater

Evalueringens rammer
Designet af evalueringen og det mulige udbytte afhænger af hvilke rammer resultaterne skal bruges i. Her er det væsentligt, om der er vilje og mulighed for at videreføre den aktuelle type aktiviteter.

Evalueringens resultater kan umiddelbart udnyttes, hvis rammerne tillader, at evalueringens anbefalinger kan følges – uanset om det drejer sig om lukning af aktiviteter, om videreførsel og justering af projekter eller måske udvidelse af succesfulde aktiviteter.

Det sker imidlertid ofte, at en evaluerings resultater kun delvist får effekter, fordi de organisatoriske og ressourcemæssige rammer blokerer.

Det kan skyldes, at nogle af rammerne om det oprindelige projekt er faldet væk - de politiske prioriteringer er f.eks. skiftet i mellemtiden. I andre tilfælde er der blot ikke tidsmæssig sammenhæng mellem evalueringen og mulighederne for direkte at benytte evalueringens resultater.

De organisatoriske og ressourcemæssige rammer for evalueringen afgør altså, om resultatet skal bruges til at justere det pågældende projekt, eller om de løftes over i en hel anden sammenhæng for at kunne udnyttes. Hvorvidt resultaterne kan udnyttes i en anden sammenhæng afhænger i høj grad af, hvordan resultaterne formidles.

Formidling af evalueringens resultater
Evalueringens resultater bliver som regel samlet i en rapport, der i første omgang sendes til de relevante myndigheder. Rapportens første formål er at dokumentere, at evalueringen har omfattet de ønskede dele, og hvilke konklusioner og anbefalinger, der drages på arbejdet.

Skal evalueringens resultater slå igennem i bredere sammenhæng, må formidlingen imidlertid bredere ud – som en del af evalueringsprocessen og efterfølgende.

Formidling og inddragelse under processen
I de fleste tilfælde vil projektets brugere, deltagere og interessenter også være de mest oplagte modtagere af evalueringens resultater. De kan derfor med fordel inddrages i evalueringen allerede under processen (at det samtidig kvalificerer evalueringen, er omtalt blandt andet i forbindelse med SWOT-analysen).

Brugerne kan inddrages ved, at evalueringen indeholder et element af selv-evaluering. Det vil sige, at projektet og dets deltagere selv evaluerer forløbet eller resultater ud fra nogle givne rammer. Herved sættes en refleksion over projektets proces og resultater i gang hos deltagerne, hvilket kan medføre justeringer, allerede før evalueringen er endelig gennemført.

Workshops og seminarer
En anden metode til inddragelse i evalueringsprocessen er workshops eller seminarer for brugere og interessenter for at diskutere evalueringens foreløbige konklusioner og resultater. Ved direkte at indgå i diskussion og fortolkning af resultaterne øges refleksionen hos deltagerne. Disse erfaringer vil blive båret videre til efterfølgende aktiviteter – uanset om de ses som et resultat af den pågældende evaluering.

På Teknologisk Institut har vi gode erfaringer med at gennemføre workshops, hvor aktører og interessenter kommer med vurderinger af de foreløbige konklusioner på evalueringer og vurderinger af, hvordan erfaringer kan bruges fremadrettet.