Sådan sikrer du dig en opmærksom, interesseret og engageret modtagelse

Signe Hyldgard Heskia

Jeg er din kontaktperson

Skriv til mig

Indtast venligst et validt navn
Eller dit telefonnummer
Sender besked
Tak for din besked
Vi beklager

På grund af en teknisk fejl kan din henvendelse desværre ikke modtages i øjeblikket. Du er velkommen til at skrive en mail til Send e-mail eller ringe til +45 72203064

Billede til: 35236 - effektiv kommunikation

Sådan sikrer du dig en opmærksom, interesseret og engageret modtagelse

Af Katrine Bøgh Brixen, Seniorkonsulent og cand.mag, Teknologisk Institut

Publikum venter spændt, tæppet går, og ind fra siden kommer en stor mand i flot uniform og høj hat. Han spankulerer langsomt ind på midten af scenen, slår ud med armene og siger med høj og klar røst: ”Mine damer og herrer, ærede publikummer…Det er mig en stor ære at byde jer alle velkommen til en fantastisk forestilling …”

Hvordan du indleder præsentationen af dit budskab har stor betydning for, hvordan det bliver modtaget. Hvis du vil sikre dig en opmærksom, interesseret og engageret modtagelse, så har retorikken de gode råd, der bakkes op af moderne hjerneforskning.

Aristoteles pointerer vigtigheden af at skabe lydhørhed forud for sin fremlæggelse af sagen.Allerede i antikken beskæftigede retorikken sig med, hvordan man som taler får et velvilligt og opmærksomt publikum. Aristoteles, blandt andre, pointerer vigtigheden af at skabe lydhørhed forud for sin fremlæggelse af sagen. Baseret på erfaring viser retorikkens råd, at det er nødvendigt med et forspil, ligesom i musikkens verden, for at forberede publikum på det, der kommer. Og for at gøre dem venligt stemt og modtagelige, anbefales det dels at rose dem, fx ved at fremhæve hvor kompetente de er, og dels at sætte sig selv som taler i et godt lys i forhold til dem, fx ved at fremhæve, hvad man har til fælles og at man er et godt menneske. Derudover skal man allerede fra start af gøre klart, hvad det skal handle om, og hvorfor det er relevant. Denne del af talens indledning er senere i retorikken historie blevet betegnet som captatio benevolentiae (stræben efter velvilje).

Men disse forskrifter er fra antikken – fra en tid, hvor taler var et formfuldendt håndværk og en begivenhed i sig selv, og hvor man fulgte formler for forskellige talegenrer. Nu om dage siger vi bare tingene lige ud. Vi har fokus på at kommunikere klart og effektivt, og der er ikke tid til optakt og omsvøb. Men er det nu også det mest effektive? Hvis vi som kommunikatører er interesserede i, at nå i mål med vores budskab, så kan vi godt støve retorikkens lærdom af – og moderne hjerneforskning fortæller os hvorfor.

Forbedr din egen præsentationsteknik med kurserne:

Det er svært at fange folk i flugt
For at forstå, hvorfor det er så vigtigt at komme godt fra start, når vi taler til andre, skal vi først have indblik i en grundlæggende funktion i hjernen. Vores hjerne har fokus på at holde os i live. Og hjerneforskere har fundet frem til, at hjernen har et organiseringsprincip, der hele tiden inddeler verden omkring os i ting, der enten udgør en trussel eller er med til at sikre vores overlevelse. Det er en instinktiv forsvarsmekanisme, der tager over, når vi oplever fare, og der derfor er behov for en umiddelbar reaktion – kæmp, flygt eller spil død. Det var især nyttigt i tidernes morgen, hvor livstruende situationer var hverdagskost. De hører nu til sjældenhederne, men faresignaler opfanger vi stadig. Og det interessante er, at selv de mindste signaler påvirker os – uanset om vi er bevidste om det eller ej.

Vores evne til at træffe beslutninger, løse udfordringer, tænke kreativt og i det hele taget være modtagelige for nye input er afhængig af, om vi føler os truede eller ej, for når noget opleves som farligt, lukker hjernen ned for de funktioner, der gør at vi er stand til at tænke rationelt. Det betyder også, at når man skal give en besked til andre, så skaber man de bedste betingelser for gennemslagskraft ved at være opmærksom på, hvilke signaler man sender.Bogen Your Brain at Work af David Rock

Der er visse faktorer, der har en særlig betydning for vores opfattelse af at være enten truede eller trygge. Ifølge David Rock, som har beskæftiget sig indgående med hjerneforskning, er tre af dem vished, status og relation.

Lær mere om kommunikation og gennemslagskraft på:

 

Vished – klar besked giver sund fornuft

Hjernen har behov for vished. Uvished, usikkerhed og manglende kontrol føles som trusler, noget vi skal være på vagt over for. Derfor laver hjernen hele tiden forudsigelser ved at holde nye input op mod de informationer og erfaringer, den har lagret. Når vi er i stand til at få bekræftet vores forudsigelser, udløser det en belønning i hjernen – det er fx derfor vi nyder musikstykker med gentagelser eller hvorfor Sudoku er blevet så populært. Når vi ikke kan forudsige udfaldet af en situation, føler vi os derimod truede.

Forestil dig at sende en indkaldelse med titlen ”statusmøde” til en medarbejder. Straks går forudsigelserne i gang. Hvad skete der sidst, nogen blev indkaldt til statusmøde? Har jeg gjort noget galt? Skal jeg fyres? Åh åh… Hjernen lukker ned, fordi uvisheden om indholdet opfattes som en trussel. Klar besked og forventningsafstemning holder modtageren åben for input. Læg kortene på bordet, og sørg for at melde ud på forkant, hvad det drejer sig om.

Status – ansigtstab eller anerkendelse

Status skal forestås som vores egen opfattelse af vores status i relation til andre. Vi har brug for at føle os bedre end andre på et eller andet område. Og hvis vi bliver frataget status kan følelsen svare til en trussel på livet. Status forklarer fx, hvorfor det er så vigtigt for os at vinde diskussioner. Vi vil ikke tabe ansigt. Bare vi taler med nogen, som vi opfatter som havende højere status, aktiveres vores opfattelse af trussel. Måden, vi taler til hinanden på, påvirker, om vi føler os pillet ned eller bygget op. Når vi hører nogen sige: ”Problemet med dig er…”, så truer det vores status, og hjernen begynder at lukke ned.

Er du som chef opmærksom på, hvor meget dine ord vægtes og vejes i forhold til, om de er potentielle trusler eller belønninger? Alene din højere status øger trusselsniveauet hos dine medarbejdere. Det kan du råde bod på ved at tale deres status op – det er derfor, der er noget om snakken, om at det er vigtigt at anerkende og rose.

Dyrk relationerne
Vi har brug for at være en del af en gruppe – hjernen har brug for relationen til andre mennesker for at udvikle sig, og det gør den bl.a. ved at spejle andres tilstand. Når vi ser andre udføre en tilsigtet handling, aktiveres de samme spejlneuroner i vores hjerne, som hvis vi selv udførte handlingen, og det fungerer som vores måde at forstå andres intentioner på. Dermed føler vi en tættere forbindelse til personen – vi kommer på bølgelængde, hvilket er et vigtigt udgangspunkt for at undgå misforståelser. Det er også sådan følelser smitter – vi ser et smil, hjernen efterligner et smil, vi smiler selv. Vores relationer kategoriseres desuden i forhold til vores opfattelse af, om en person udgør en trussel eller ej. Hvis vi føler, at vi har noget til fælles, vil vi i højere grad opleve denne person som tryg og gavnlig, og det giver hjernen bedre spillerum til at arbejde. Det er også derfor, vi er mere modtagelige over for en besked, der kommer fra en person, vi kan relatere til.

At dyrke de sociale relationer på arbejdspladsen er altafgørende for gensidig forståelse og et trygt og effektivt arbejdsmiljø. Vi tænker simpelthen bedre, når vi er omgivet af venner. Derfor kan du bedst trænge igennem med dit budskab, når du kommunikerer ligeværdigt og giver noget af dig selv. Hvis du fx skal give en melding om en stor beslutning, der vil påvirke dine kolleger, kan det være en hjælp for dem at høre, at det også påvirker dig.

Du kan altså øge effekten af din kommunikation ved at skabe de bedste betingelser, der tager hensyn til hjernens præmisser. Godt begyndt er, som ordsproget siger, halvt fuldendt. Så inden du næste gang springer direkte til konklusionen, så overvej, hvordan du fra start af kan sætte stemningen og skrue op for modtageligheden ved at melde klart ud, vise anerkendelse og skabe en god relation. Det er de små ting, der gør forskellen. ”Mine damer og herrer, ærede kolleger, velkommen til… Fællesmødet!”

Læs mere:

  • ”Your Brain at Work”, David Rock, 2009, HarperCollins Publishers
  • "Aristoteles Retorik”, Museum Tusculanums Forlag, 1996, (oversat med introduktion af Thure Hastrup)
  • ”Retorik til Herenius”, (Cicero), Gyldendal, 1998, (oversat af Søren Hindsholm)