Værktøjer til projektledelse

Marie  Rohrsted

Jeg er din kontaktperson

Skriv til mig

Indtast venligst et validt navn
Eller dit telefonnummer
Sender besked
Tak for din besked
Vi beklager

På grund af en teknisk fejl kan din henvendelse desværre ikke modtages i øjeblikket. Du er velkommen til at skrive en mail til Send e-mail eller ringe til +45 72 20 10 39.

Værktøjer til projektledelse

Værktøjer til projektledelse

Projektledelse er kunsten at styre et projekt mod et mål. I projektledelse ligger ansvaret for at planlægge, budgettere, organisere og styre projektforløbet, og specielt opgaven med at lede projektet frem mod målet er centralt i projektledelse.

Det lyder måske let, men dig der før har arbejdet som projektleder, eller blot som projektdeltager, ved at det er alt andet end let. Uforudsete problemstillinger opstår løbende, og som projektleder skal du kunne omstiller dig disse forandringer, og stadig sikre at projektet kommer godt i mål.

Inden for projektledelse findes et utal at forskellige fremgangsmåder/projektmodeller, fx:

Hver fremgangsmåde har sine fordele og ulemper. Er projektet forudsigeligt (hvilket nogen vil argumenterer for, at projekter aldrig er) kan klassiske vandfaldsmodeller anvendes. Er projektet dog mere uforudsigeligt og uigennemskueligt kan såkaldte agile projektmodeller anvendes.

Værktøjer til projektledelse

Uanset hvilket fremgangsmåde du foretrækker at anvende i projekter, er der en række faser, der går igen i de fleste fremgangsmåder inden for projektledelse:

  1. Opstart
    • Business Case
    • Fastsættelse af mål
    • Kravspecifikation
  2. Planlæggelse
    • Estimering/økonomistyring
    • Risikovurdering
  3. Eksekvering
    • Ledelse
    • Test
    • Overvågning
    • Kvalitetsstyring
  4. Afslutning
    • Evaluering

Modellen over processen i projekter

1. Opstart

Forudsætningen for et succesfuldt projekt er en god business case, der klart beskriver projektets formål, mål, rammer og kravspecifikationer. Fastsættelse af mål er derfor en vigtig del af forberedelsesfasen. Et klart mål, som alle i projektet forstår, skaber en retning i projektet. Et værktøj du kan bruge i denne fase er SMART-modellen, der er et værktøj til at sætte klare og effektive mål.

SMART-modellen arbejder ud fra, at et mål skal være specifikt, målbart, attraktivt, realistisk og tidsafgrænset.

  • Specifik: Når målet er formuleret tydeligt, veldefineret og afgrænset, så alle er klar over, hvad der refereres til, og hvad der skal opnås, jo lettere er det at vide om I er nået i mål.
  • Målbare: Det skal kunne dokumenteres, hvornår målet er nået. Hvis projektets mål ikke er målbart, kan det være svært at vide hvornår I er i mål. Men med et målbart mål, ved I præcis, hvornår I er i mål, og hvornår det er tid til at sætte nye mål.
  • Attraktivt: At projektet skal være attraktivt, betyder kort fortalt at projektdeltagerne skal være motiveret for og bakke op omkring at nå målet.
  • Realistisk: Målet skal selvfølgelig hænge sammen med virkeligheden.
  • Tidsafgrænset: Det er vigtigt, at I har tidsafgrænsede deadlines på vejen mod projektets mål. Og det skal selvfølgelig gøres, så I har en realistisk tidshorisont at arbejde med målet i. Det skal derfor fremgå klart, hvornår målet skal være nået.

Få et indblik i projektbeskrivelser og SMART-modellens målformulering på vores gratis webinar: Projektbeskrivelse.

At skrive en god business case kan være afgørende for godkendelse af et projekt. På kurset ”Business Case – sådan udarbejder du det perfekte oplæg” lærer du at sammensætte en overbevisende og relevant business case, mens du får redskaber til at indsamle de nødvendige informationer og skrive en god tekst.

 

2. Planlæggelse

Når projektets mål er klare og veldefineret, er næste step at planlægge projektets forskellige trin og deadlines. Alt efter hvilken projektmodel du vælger kan dette gøres på forskellige måder.

Hvis du vælger en vandfaldsmodel for dit projekt, beskriver du her alle skridt på vejen fra udgangspunktet A til målet Z. Hvis du vælger en mere agil projektmodel, kan du vælge at planlægge første etape af projektforløbet, og deadlines for de øvrige etaper, men ellers holde planlægningen af hver etape, når du når dertil.

Et værktøj til planlægning og estimering af projekter er WBS (Work Breakdown Structure)-metoden. WBS er en betegnelse for den måde man deler opgaverne op i et projekt. Metoden bruges til at strukturere og opdele et projekt i et hierarki af mindre dele og opgaver. Metoden gør det muligt at organisere arbejdet i projektet og at opgøre ressource- og tidsforbruget på hver enkelt opgave, samt de samlede omkostninger. Kort fortalt nedbrydes projektet i mindre opgaver. Indenfor de enkelte opgaver kan der være behov for at nedbryde yderligere, indtil arbejdet er så overskueligt og gennemskueligt, at det kan uddelegeres og styres sikkert i eksekveringsfasen. Et eksempel på et (forsimplet) opgavehierarkiet kan ses herunder.

Model over planlægningsprocessen i projekter

Lær mere om planlægning og estimering af projekter på kurset ”Planlægning og estimering for projektledere”, hvor du får indblik i værktøjer til at kunne planlægge leverancer, estimere og udarbejde en solid projektplan, der holder i praksis og redskaber til løbende at optimere og justere planlægningen, bl.a. WBS-metoden.

I planlægningsfasen ses også på risikostyring og økonomistyring. På kurset ”Risikostyring i projekter” får du indblik i konkrete teknikker til identifikation, vurdering og styring af risici, der kan påvirke projektets mål. Derudover bliver du på kurset ”Projektøkonomi - få styr på begreber og værktøjer” klædt på til at håndtere grundlæggende økonomiske aspekter ved projekter, herunder ændringer, budgettering og cost-benefit analyser.

 

3. Eksekvering

Eksekvering af projektet afhænger både af den valgte projektmodel og det udarbejdede ved de to foregående faser. En ting der går igen på tværs af de forskellige projektmodeller er dog selve ledelse af projektet. Projekter er nemlig ikke kun præget af faglige udfordringer, men også udfordringer knyttet til de menneskelige forhold i projektet.

Grundet de menneskelige dynamikker i projektteams, er kravene til projektlederens ledelsesadfærd store. Først og fremmest skal man naturligvis kunne lede sit projektteam gennem projektet. Ikke nødvendigvis en let ledelsesopgave, fordi projektlederen ofte er uformel leder, uden den ballast som formelt ledelsesansvar giver. Deltagerne i teamet skal måske arbejde i projektet parallelt med deres opgaver i drift-organisationen, og gruppen er ofte tværorganisatorisk sammensat. Folk, der ikke kender hinanden eller ikke er vant til at arbejde sammen, men som nu sammen skal løse komplekse problemstillinger med tidspres og begrænsede ressourcer.

Ud over at lede selve teamet skal projektlederen også lede interessenter uden for projektteamet. Transformationer i organisationer vil ofte påvirke hele organisationen – også dem, som ikke deltager i selve projektet. Det er ikke alle disse interessenter, som bifalder eller prioritere disse forandringer i deres hverdag.

 

4. Afslutning

Som afslutning på et projekt er det altid vigtigt at evaluere både projektets proces og resultater. Er der fx noget man kan gøre anderledes til næste gang? Hvilke erfaringer har man gjort sig, så man kan gøre det endnu bedre en anden gang? Osv.