Få gode råd til at håndtere dine tidsrøvere | Effektive arbejdsvaner
Tidsrøvere stjæler tiden fra det, som er vigtigt. Der findes indre og ydre tidsrøvere. Det vil sige, at nogle tidsrøvere kommer indefra. Det er tanker og adfærd, der kommer fra os selv. Indre tidsrøvere viser sig typisk enten som overspringshandlinger eller som en indre tilstand, der forhindrer os i at arbejde effektivt. Andre tidsrøvere kommer udefra. Det er mennesker og aktiviteter, der optager vores opmærksomhed og stjæler fokus fra det, vi mener er vigtigt.
Nedenfor kan du se nogle eksempler på indre og ydre tidsrøvere – der findes sikkert mange flere:
Indre tidsrøvere
Det er ikke altid at indre tidsrøvere viser sig som konkrete overspringshandlinger. Måske forsøger du rent faktisk at arbejde på den vigtige opgave, men det glider ikke rigtig. Din indre tilstand kan fx være, at du er træt, i dårligt humør, uproduktiv, ukoncentreret, idéforladt, ubeslutsom, overenergisk, forvirret, stresset osv. For at komme tilbage på sporet, har du brug for at ændre tilstand. Den indre tilstand er summen af vores tanker, krop og følelser. De spiller sammen med vores adfærd. Hvis kroppen er træt, følelserne afdæmpede og tankerne ufokuserede vil vores adfærd være præget af det. Hvis vi omvendt er friske i kroppen, har positive følelser og skarpe tanker, vil vores adfærd være anderledes.
5 gode råd til at håndtere indre tidsrøvere
- Kend dine tidsrøvere. Det vigtigste er ikke at eliminere alle tidsrøvere i verden. Ingen kan være perfekte og hundrede procent effektive hele tiden. Det vigtigste er at identificere hvilke tidsrøvere, der er de værste for dig. Typiske tidsrøvere er overspringshandlinger som at surfe på nettet, hente en ekstra kop kaffe, tjekke mails igen, se på telefonen, sociale medier, sludre med kolleger mv. Kort sagt irrationelle handlinger, der ikke bringer dig nærmere at være i mål.
- Et nødvendigt skridt i at gøre noget ved dine tidsrøvere er at opdage og indrømme over for dig selv. Vær i det hele tage opmærksom og til stede i nuet, så du holder øje med dig selv. Brug ikke tid og energi på at slå dig selv i hovedet eller bebrejde dig selv. Bare erkend det og beslut så at holde op og gøre noget andet. For nogle er tidsrøvere en belastende vane, for andre noget der sker en gang i mellem. Men vi har dem alle sammen.
- Tidsrøvere i form af overspringshandlinger er et signal om, at noget ikke er, som det skal være. Ofte skyldes det, at den opgave vi ikke kommer i gang med er for svær, stor, uoverskuelig, kedelig, ubehagelig osv. Det kan også skyldes, at det at komme i mål med opgaven ikke er attraktivt nok. Grundlæggende organiserer hjernen vores motivation i retning af væk fra og hen imod. For at kunne tage os sammen om at løse opgaven skal vi være motiverede til at komme væk fra udgangspunktet og/eller motiverede til at komme hen til målet.
- Gør noget ved situationen, så du nemmere kan komme i gang med den opgave du udskyder: Bed om hjælp, bryd opgaven ned i mindre bidder, planlæg, find en belønning, løs en kedelig opgave på en ny (sjovere) måde.
- Selvom din impuls er at surfe på nettet, hente kaffe, snakke med kolleger eller noget helt fjerde, så kan du godt sige nej til dig selv og gå tilbage til det du skulle.
Ydre tidsrøvere
Ydre tidsrøvere er når omgivelserne (mennesker, ting, begivenheder mv.) spænder ben for at vi kan arbejde effektivt. Ydre tidsrøvere viser sig som regel som påvirkninger i form af visuelle eller lydmæssige afbrydelser. For at styrke effektiviteten er det nødvendigt at kunne begrænse de ydre tidsrøveres indflydelse på vores evne til at præstere.
5 gode råd til at håndtere ydre tidsrøvere
- Afbrydelser kan godt være relevante og vigtige. I så fald er det ikke en tidsrøver, men en uforudset opgave eller aktivitet som vi skal prioritere højt og eventuelt tage os af straks. Men mange afbrydelser kan og bør vente. Når noget eller nogen afbryder dig, så brug dit prioriteringsværktøj og tag hurtigt stilling til om afbrydelsen er berettiget eller om den skal afvises.
- Lær at sige nej! Hvis du bliver afbrudt midt i en vigtig opgave af nogen, der vil tale om noget, som i din optik er mindre vigtigt, så sig fra. Vis at du har forstået vedkommendes positive hensigt, sig så fra med en kort begrundelse og gå derefter videre med det, du var i gang med.
Lær mere på kurset 'Lær at sige nej til opgaver, afbrydelser og uønsket adfærd' - Hvis ydre tidsrøvere er et stort problem og et problem for mange på din arbejdsplads, så er det nødvendigt at tage problemet op. Diskuter hvad der kunne være det optimale scenarie og tag så skridt til at indføre politikker og spilleregler, som bruges af alle. Eksempler på spilleregler og politikker er fx at vise ved hjælp af skilte/signaler, hvornår man kan afbrydes og hvornår man ikke kan. Aftal at mobiltelefoner som udgangspunkt er på lydløs eller bruger en dæmpet standardringetone. Aftal om kollegasparring og summemøder kan tages i storrumskontoret, eller om det skal foregå i mødelokaler.
- Information overload er belastende for arbejdshukommelsen og jo flere unødvendige informationer, vi skal forholde os til, jo dårligere er vi til at koncentrere os om den opgave vi er i gang med. Tag proaktivt skridt til at minimere ydre tidsrøvere, når du skal arbejde koncentreret. Gå i enrum (mødelokale, kantinen, stillerum), arbejd hjemmefra, tag høretelefoner med beroligende musik på.
- Undersøg hvad der kan ændres og giv slip på resten. Erkend at udefrakommende afbrydelser og forstyrrelser er en del af hverdagen. Det kan ingen med et fingerknips ændre på. Undersøg hvilke ydre tidsrøvere, der ligger inden for din indflydelsescirkel at ændre på og opgiv så at bruge mental energi på dem, der ikke gør.
Vil du vide mere?
På Teknologisk Institut tilbyder vi kurset 'Personlig effektivitet', hvor du får inspiration og konkrete værktøjer til, hvordan du øger din effektivitet via motivation, bedre prioritering og planlægning.
Kilde: Tak til Line Ullmann for disse og flere gode råd til effektive arbejdsvaner fra kurset ”Personlig effektivitet".