Få 5 gode grunde til at bruge SharePoint

2 min.
Microsoft SharePoint er en cloudbaseret platform, der gør det nemt at opbevare og styre dokumenter samt at samarbejde i virksomheder og organisationer. SharePoint har mange fordele, som vi dykker ned i herunder.

Hvad er SharePoint?

Microsoft SharePoint er en portalløsning, der er skabt til at dele dokumenter og arbejde på tværs af geografi.

SharePoint er en webbaseret dokumentstyrings- og videndelingsplatform, lanceret for første gang af Microsoft i 2001. Platformen fungerer som et teambaseret produktivitet- og softwareværktøj, der hjælper virksomheder med at dele indhold og dermed optimere samarbejde med kollegaer, samarbejdspartnere og kunder online.

Brugere af SharePoint kan opstille hjemmesider og diskussionsfora, hvor de kan dele, uploade, kreere og redigere dokumenter. I mange virksomheder bruger man e-mails til at sende dokumenter frem og tilbage mellem flere personer. Risikoen for at bytte rundt på nye og gamle versioner af samme dokument er betydelig. Desuden optager lagring af op til flere kopier af samme dokument på egen desktop en masse plads. SharePoint tilbyder én kilde til lagring, visning og opdatering af dokumenter og eliminerer dermed mange af disse problemer.

Hvad kan SharePoint bruges til?

SharePoint kan bruges til mange forskellige ting. Vi har her samlet nogle centrale ting, som det benyttes til:

• SharePoint kan først og fremmest bruges til håndtering af dokumenter og filer. Man kan opbevare dokumenter og organisere sine dokumenter, så det er lettere at holde styr på dem. Det kan altså bruges som et slags centrallager, bare digitalt. Herudover kan det bruges til at dele dokumenterne på tværs i en virksomhed eller organisation.
• SharePoint kan bruges til at bygge interne hjemmesider (intranet), hvor medarbejdere kan finde information og kommunikationsværktøjer. Der kan for eksempel være kalender, virksomhedspolitikker eller nyhedsopdateringer, der er relevante for medarbejderne.
• SharePoint kan også bruges som et CMS-system til at lave hjemmesider, som kan tilgås offentligt. Du får adgang til en række forskellige værktøjer, som f.eks. templates, til at lave en hjemmeside, der passer til dine behov. I SharePoint er det nemt at tilgå, hvis du skal lave din første hjemmeside.
• Det kan bruges som en effektiv platform til at samarbejde. Hvis I skal samarbejde i en virksomhed eller samarbejde med eksterne partnere, så er SharePoint en intuitiv platform, hvor I nemt kan dele informationer og dokumenter, arbejde simultant og også kommunikere med hinanden. SharePoint kan f.eks. integreres med Microsoft Teams og CoPilot.
• SharePoint kan også bruges til at automatisere processer, så man kan blive mere effektiv i sin arbejdsdag. Man kan sætte fart på oprettelse, gennemgang og underskrivning af kontrakter og andre forretningskritiske dokumenter med end-to-end-dokumentstyring drevet af kunstig intelligens. Eller man kan automatisere dataudtræk og indsættelse i dokumenter.

Få 5 gode grunde til at bruge SharePoint 1. Du kan tilgå SharePoint, hvor fra du ønsker Da Sharepoint er en cloudbaseret platform, kan du og dine kollegaer arbejde sammen og tilgå de samme dokumenter, uanset hvor I befinder jer. SharePoint kan også tilgås fra forskellige typer enheder, så det både er muligt at arbejde i det fra en computer eller en telefon. Da det hele er gemt i skyen, vil I altid arbejde i de nyeste versioner.  2. Samme version Hvis dig og dine kolleger arbejder i samme dokument, kan man hurtigt ende med 10 forskellige versioner. Med SharePoint er det altid den seneste version af dokumentet, der vises. SharePoint holder styr på de forskellige versioner med en detaljeret historik over dokumentet. 3. Arbejde på samme tid I kan derudover arbejde i det samme dokument på samme tid. SharePoint holder således styr på, hvilke ændringer dig eller dine kolleger laver i realtid. Det gør det lettere at holde overblikket og samarbejde. 4. Integration med Microsoft-økosystemet Sharepoint kan nemt integreres med øvrige Microsoft-programmer og applikationer som Teams, CoPilot, Power Automate eller Outlook. Derfor kan du altså integrere det med automatiseringsprocesser, gøre det lettere at kommunikere med øvrige kolleger, sende mails og opdatere kalenderen samt få hjælp af kunstig intelligens. 5. Sikkerhed Med SharePoint gemmes dine data i skyen, som gør at du ikke skal være bange for, at dine data går tabt. SharePoint har robuste sikkerhedsfunktioner, herunder adgangskontrol, kryptering og databeskyttelse. Dine dokumenter sikkerhedskopieres i tilfælde af cyberangreb eller systemnedbrud. Og så kan det hjælpe med at overholde juridiske og regulatoriske krav, da det tilbyder funktioner som dokumentstyring.

Vil du vide mere?

Vil du lære mere om SharePoint? Med kurser hos Teknologisk Institut inden for Microsoft SharePoint lærer du, hvordan du kan organisere, synkronisere og dele vigtig viden og data. Hos Teknologisk Institut udbyder vi et bredt udvalg af kurser inden for SharePoint - både inden for Server og Forretningsudvikling.