Få gode råd til dine to-do-lister
De fleste bruger lister til at holde styr på deres arbejdsopgaver. Det virker logisk for de fleste, at det hjælper at skrive lister. Det er dog forskelligt, hvor stor værdi listerne egentlig har. Med nogle enkle tips kan de komme til at fungere bedre.
Har du ofte mange arbejdsopgaver i løbet af en dag, som du ikke får lavet, selvom du har haft tiden til dem? Det kan bl.a. skyldes, at du ikke har en dagsorden. En smart og effektiv måde at ændre dette på er ved at skrive to-do-lister.
Der er mange fordele ved to-do-lister. Når du skriver dine arbejdsopgaver ned, er det nemmere for dig at skabe et overblik, hvilket kan hjælpe med at gøre din arbejdsdag langt mere overskuelig.
En to-to-do liste er dog ikke sådan lige til at skrive, og den kan have modsatte effekt, hvis du ikke får den skrevet korrekt.
Her er 5 råd til hvordan du kan bruge to-do-listen mere aktivt som et professionelt planlægningsværktøj fremfor bare en tilfældig liste:
Ved at følge disse råd vil dine to do-lister både føles nemmere at løse og mere overskuelige. Samtidig vil det også være til stor gavn for dine kolleger, da du både nemmere kan melde tilbage til dem ift. hvor meget tid, du har til specifikke opgaver, men du kan også bede dine kolleger om hjælp i god tid.
1. Skriv punkterne som fysiske handlinger
Hver konkret og skriv lige præcis, hvad det er, du skal gøre - altså som fysiske handlinger. Det kunne f.eks. være: "Ring til Gitte angående ny kunde XX", "Øv din præsentation til centermøde" eller "Omskriv artiklen om kundeservice".
2. Større opgaver nedbrydes til fysiske handlinger
For at gøre større opgaver mere overskuelige, kan det være en god idé at nedbryde dem til mindre og mere konkrete handlinger.
Så hvis du har en større opgave, om eksempelvis en præsentation, kan man nedbryde den til konkrete fysiske handlinger. F.eks. "Research emnet til præsentationen", "Lav talepapir", "Lav en PowerPoint til præsentationen", "Øv oplæg uden talepapir ud fra PowerPointen" og "Test det tekniske af inden præsentation". På den måde bliver den større opgave mere overskuelig og nemmere at løse.
3. Sæt tidssestimat på
Disponér din tid ved at sætte et tidsestimat på hver arbejdsopgave. Sæt dig ned og reflekter over, hvor lang tid du har brug for til de forskellige opgaver. Husk på, at det er okay, at nogle opgaver tager længere tid end andre, og at du ikke kan være 100% nøjagtig.
Sørg også for at sætte tid af til pauser. Din hjerne har brug for ro engang i mellem, og du skal heller ikke løbe tør for energi, inden dagen er omme.
Når du har regnet tiderne sammen, er det nemmere for dig at vurdere, om det overhovedet er realistisk at nå det.
4. Prioriter opgaverne
Nu har du fået sat tidsestimater på dine opgaver, men det er ligeledes vigtigt, at du prioriterer dine opgaver. Nogle vil være vigtigere end andre på grund af bl.a. deadlines, men det handler i høj grad også om dit energiniveau.
Opdel opgaverne efter et trafiklys. Opgaver, som kræver meget tid og energi, skal markeres som røde. De gule opgaver er dem, som kræver mindre tid og energi end de røde, mens den grønne farve nærmest er opgaver, som giver dig energi.
5. Hold den opdateret og dynamisk
Det er ikke nok bare at skrive to-do-listen. Du skal selvfølgelig også huske at tage den i brug. Kig på den i løbet af dagen og sørg for at krydse af, når du er færdig med en opgave. På den måde holder du den opdateret og dynamisk, og det er lettere at skabe et overblik.
Måske indser du, at din planlægning ikke hænger sammen. Det kan være, at der er andre opgaver, som du hellere vil udføre, eller der opstår en ny situation, hvor der er deadline på.
Derfor må du godt ændre lidt i din to-do-liste, men det skal heller ikke ske for ofte. Så mister listen lidt sin effekt.
Vil du vide mere?
Vil du blive bedre til at styre din tid og prioritere dine arbejdsopgaver? På kurset 'Personlig effektivitet får du inspiration og konkrete værktøjer til, hvordan du øger din effektivitet via motivation, prioritering og planlægning.