Portræt af en koordinator: Kom tæt på en tidligere deltager på Koordinatoruddannelsen
Som ansat i en koordinerende rolle er man vant til at jonglere mange opgaver på én gang. Man skal kunne planlægge, koordinere samt kommunikere og samarbejde med mange forskellige interessenter. Og det kræver de rette redskaber og kompetencer at skabe overblik og håndtere de skiftende arbejdsopgaver. I denne artikel får du et portræt af en koordinator, Carolina Majlis Fink, der har deltaget på Teknologisk Instituts Koordinatoruddannelse. Læs med og find ud af, om sådan et uddannelsesforløb kunne være noget for dig.
En blækspruttefunktion med til tider flere bolde i luften, end du kan gribe med to hænder, er sikkert en jobbeskrivelse, som mange koordinatorer, PA’ere, sekretærer m.m. kan nikke genkendende til. Carolina Majlis Fink arbejder til dagligt som institutsekretær og eventkoordinator på Institut for Strategi og Innovation på Copenhagen Business School. Og hun kender alt til de udfordringer, der følger med det at have en blækspruttefunktion:
”Jeg har mange hatte på i mit arbejde og sidder med alt fra den daglige drift, support til forskere, ansvar for studentermedhjælpere, godkendelse af timer, ferie, økonomi osv. Jeg har en klassisk blækspruttefunktion med mange bolde i luften.”
Behov for redskaber til at gribe de mange bolde
Derfor følte hun et behov for at få nogle nye redskaber til at strukturere sin tid og prioritere de mange opgaver. Det fandt hun på Koordinatoruddannelsen på Teknologisk Institut, som hendes chef foreslog hende at tilmelde sig under en MUS-samtale:
”Jeg startede på mit job under coronaepidemien, hvor der var mere ro på. Men efter corona stilnede af, blev der hurtigt dobbelt så travlt, som jeg havde været vant til. Arbejdsopgaverne eksploderede, og jeg havde brug for metoder til at holde styr på det hele.”
Fik fornyet tro på sig selv og sine evner
I tiden fra Carolina fik tilmeldt sig uddannelsen og til at holdet startede op, fandt hun stille frem til nogle arbejdsgange, der fik sat lidt struktur på de mange opgaver. Men på uddannelsen fik hun udvidet sin værktøjskasse, og så fik hun fornyet tro på sig selv og sine evner:
”Fra jeg tilmeldte mig og til uddannelsen startede, gik der noget tid, hvor jeg egentlig syntes, at jeg fik styr på nogle af mine udfordringer. Men med uddannelsen lærte jeg nye ting, som byggede videre på det, og samtidig har jeg fået bekræftet, at jeg gør det godt og rigtigt. Jeg har fået bekræftet mig selv.”
Trygt fællesskab med plads til sparring og erfaringsudveksling
Når man sidder i en koordinerende rolle, har man ikke altid et team af ligesindede kollegaer. Derfor kan man mangle sparring med andre i lignende roller, som kender til de udfordringer, som jobbet indebærer. Ved at uddanne sig gennem et længere forløb er der rig mulighed for at mødes med andre, der sidder i lignende stillinger, hvilket skaber grobund for faglig sparring og erfaringsudveksling. Og det fandt Carolina på Koordinatoruddannelsen:
”Det var fedt at møde så mange personer med forskellige titler fra helt forskellige virksomheder. Nogle kom fra det offentlige og nogle det private. Det skabte en fed dynamik og et trygt rum, hvor man kunne tale og dele på en fortrolig måde. Vi arbejdede i de samme grupper hele uddannelsen igennem, så man lærte dem godt at kende.”
Nye kompetencer inden for tidsstyring, kommunikation og samarbejde
Efter uddannelsen er der især to ting, som Carolina tager med sig. Den første er redskaber og kompetencer inden for personlig planlægning og tidsstyring:
”Jeg har lært en del i forhold til at prioritere min tid. Man kan ikke altid nå alt, men jeg har fået redskaber til at strukturere min tid, efter hvilke opgaver der haster, og hvad der kan vente. Og så er jeg blevet mere bevidst om mine såkaldte tidsrøvere, som stjæler fokus.”
Men derudover er der især en ting, som Carolina fremhæver, som noget af det bedste. Nemlig hendes nye viden og kompetencer inden for kommunikation og samarbejde:
”Jeg er blevet klogere på de forskellige persontyper, der findes, og hvorfor mennesker reagerer forskelligt på tingene. Det har hjulpet mig til at forstå mine kollegaer, min chef og mig selv, og hvordan vi samarbejder endnu bedre.”
Både faglig og personlig udvikling
Udover de nye redskaber og værktøjer, som Carolina bruger i sit arbejde, har hun også fået ny indsigt og viden, som hun tager med sig i sit privatliv:
”Alt det vi lærte om kommunikation og om at forstå forskellige personlighedstyper, og hvordan de kommunikerer og agerer. Det bruger jeg bestemt også i mit privatliv. Forskellige mennesker vil modtage det samme budskab på forskellige måder, så det er vigtigt at målrette sit budskab alt efter, hvem modtageren er. Det er meget relevant, når man kommunikerer i det daglige. Hvad end det er med en kollega eller ens ægtefælle.”
Den nye viden bringer altså både fordele i arbejds- og privatlivet for Carolina. Og for hende, der til dagligt er ene koordinator for 75 medarbejdere, er redskaber og viden inden for samarbejde og kommunikation kærkomment:
”Jeg har virkelig kunne bruge min nye viden om positiv psykologi både i mit arbejds- og privatliv. Jeg prøver at fokusere på det positive fremfor det negative. Alle kan have en dårlig dag. Men jeg styrer det selv. I stedet for at lade sig trække ned, så kan man løfte andre med positiv psykologi.”
Når Carolina bliver spurgt, om hun vil anbefale Koordinatoruddannelsen til andre med lignende ønsker og udfordringer, er der ingen tvivl:
”Ja, go ahead! Man får rigtig meget ud af det, og det kan godt betale sig at bruge noget tid på at vokse både personligt og arbejdsmæssigt. Du bliver styrket fagligt og får værktøjer til hverdagen, så arbejdet bliver sjovere og nemmere. Jeg vil helt klart anbefale koordinatoruddannelsen til andre.”
Vil du vide mere?
På Koordinatoruddannelsen bliver du klædt godt på til at imødekomme de krav, der er til din rolle. Med en uddannelse i bagagen står du stærkt i koordinatorrollen, så du kan gribe alle de muligheder, din stilling rummer.
Har du spørgsmål til Koordinatoruddannelsen eller andre af Teknologisk Instituts kurser? Kontakt os på kurser@teknologisk.dk eller ring på 72 20 00 30, så vil vi gøre vores bedste for at vejlede dig.