Har du styr på en effektiv referatteknik?
Referatteknik indebærer mange ting. Man skal både lytte, forstå, sammentrænge, formulere og notere på samme tid. Det kan derfor anbefales, at man forbereder sig godt og finder rutiner, som gør arbejdet mere effektivt. Vi samler gode råd i artiklen her.
Et mødereferat er en skriftlig opsummering af, hvad der er blevet sagt og aftalt på et møde. Længden afhænger af mængden af indhold, men også hvor meget man vurderer, der er nødvendigt at få med.
Referater og notater behøver ikke at føles som en pligt. Ved hjælp af værktøjer og teknikker kan referater udfærdiges effektivt og på en måde, hvor de kan være til gavn for organisationen.
Hvorfor er referater en god idé?
Referater og notater formuleres som regel i forbindelse med møder, hvor det er vigtigt, at man får nedfældet de vigtigste ting, så information ikke går tabt og misforståelser ikke opstår. Har man ikke har taget et referat, kan der nemt opstå misforståelser eller uenigheder på bagkant, da der kan være forskellige opfattelser af, hvad der blev sagt, gjort og aftalt under mødet. Ved at lave notater eller referater står tingene sort på hvidt, så man har en fælles forståelsesramme.
Et mødereferat kan også være fordelagtigt, hvis bestemte personer ikke kan deltage eller ikke har adgang til mødet, men skal bruge informationerne efterfølgende. Og så kan referater også benyttes som en form for juridisk dokumentation og til at være en del af et beslutningsgrundlag. Der er altså en del gode grunde til, hvorfor et mødereferat er en god idé i virksomheder eller organisationer.
Her er nogle råd til, hvordan du ved hjælp af effektiv referatteknik kan forbedre virksomhedens notater:
Forberedelse
Selvom man føler sig hjemme i notatteknik, kan det stadig være vigtigt at forberede sig godt inden mødet. Det kan virke banalt at tjekke, om man har strøm på sin computer, eller om man har husket rigeligt med papir og kuglepenne, men det kan være en stor forstyrrelse for mødet, hvis der ikke er taget hånd om dette. Derudover kan det være en fordel at placere sig effektivt i mødelokalet, f.eks. ved siden af mødelederen. En god forberedelse kræver også en effektiv skabelon.
Rammerne
Mødereferater kan have forskellige formål. Det er derfor en god idé at få styr på, hvad formålet med referatet er, og hvad der skal fokuseres på. Formålet kan nemlig have indflydelse på, hvordan referatet udformes. Det kan være, at det skal bruges til at informere om, hvad der er sket på mødet, så andre, der ikke deltager, kan få indsigt i det. Det kan bruges til at få nedfældet centrale informationer, så der ikke på bagkant opstår misforståelser eller uenigheder. Det kan også være, det skal bruges som en form for juridisk dokumentation, der skal bruges til at træffe beslutninger. Eller det kan være, at det skal bruges som afsæt til det videre arbejde.
Skabeloner
I stedet for at skulle opstille nye ark, hver gang I afholder et møde, kan en skabelon være et godt værktøj til at skabe overblik fra start. Derudover undgår I ligeledes, at jeres notater kommer i flere forskellige udgaver, hvor forståelsesrammen ikke er den samme. En god skabelon kan også være med til at sikre, at der ikke bliver glemt noget i referatet. Skabeloner kan også indebære en tjekliste, der til sidst er med til at sikre, at referatet lever op til alle jeres krav.
Sprog
For at referatet skal kunne benyttes, skal sproget være i orden. Dette kræver bl.a., at sproget er tilgængeligt. Undgå meget tekniske formuleringer eller lange og kludrede sætninger. Der skal være en forståelse for, hvem der menes i referatet. Undgå derfor formuleringer med ordene; vi, der og man. Det er ligeledes vigtigt at skrive korrekt. Mange stave- og grammatikfejl kan gøre teksten uforståelig, og meningen kan gå tabt. Et råd kan derfor være at få en kollega til at læse referatet igennem efter mødet.
Formatering
Udover sproget kan formateringen være vigtig for forståelsen af referatet. Det er vigtigt at give luft på siden og ikke efterlade ’mursten’ af tekst. Dette kan bl.a. gøres ved hjælp af punktopstilling. Punktopstillingen skal også fremstå klar og uddybende, så det er tydeligt, hvad der formuleres. Man kan også benytte sig af forskellige værktøjer til at skabe overblik i teksten, som f.eks. ved hjælp af mindmaps.
Få flere råd og stærke kompetencer inden for notat- og referatteknik med kurset Notat- og referatteknik – et grundkursus i at skrive bedre, og vær med til at sikre effektive notater og referater til din virksomhed. Her kan du bl.a. få gode råd til forståeligt sprog og opleve effektive skabeloner til mødereferater.
Vil du vide mere?
Teknologisk Institut udbyder et bredt udvalg af kurser i alt fra notat- og referatteknik til hvordan du skriver kreative tekster, der bliver læst. Læs mere om vores kurser inden for skriftlig kommunikation, eller kontakt os på 72 20 30 00, så skal vi gøre vores bedste for at hjælpe dig med at finde det rigtige kursus.