Proceskonsulent - Hvordan leder man en forandringsproces?

Et større fokus på digitalisering og bæredygtighed har skabt efterspørgsel efter medarbejdere, der kan lede forandringsprocesser i danske organisationer, da der er behov for at tilpasse sig ændrede tendenser i samfundet. Men hvordan driver man effektivt processer, og hvilke udfordringer kan man støde på i en digital tidsalder? Det kigger vi på i denne artikel.  

Hvad laver en proceskonsulent?

En proceskonsulent driver processer, som ofte medfører forandringer i en organisation eller virksomhed. En proces er et forløb, hvor der fx skal implementeres nye tiltag eller ændres på eksisterende rammer. Processerne kan omfatte alt fra generelle arbejdsprocesser til implementering af nye systemer, omlægning af strukturer, indføring af bæredygtighedsprincipper eller lignende. 

Proceskonsulenten spiller en vigtig rolle ved at facilitere processen og skabe rammerne, der gør, at processen indføres så effektivt som muligt. Proceskonsulenten hjælper med forandringsprocesser ved at analysere organiseringen, aktører og potentielle udfordringer i en virksomhed eller organisation, og de evner at facilitere og styre workshops, møder, seminarer, teambuilding eller lignende, hvor de involverer de forskellige parter på en engagerende og inkluderende måde.

• Lyt til podcastafsnit om Procesonsulenten og forandrinsprocesser

Nøglen til vellykket procesledelse og facilitering

• Fleksibilitet er afgørende: Processer kan variere markant, og arbejdet med dem må dermed tilpasses situationen. Ved aktiviteter som fx workshops er det derfor essentielt at have de rette facilitatorværktøjer ved hånden.
• Processens grundfaser og brug af "play blocks": Ifølge underviser og proceskonsulent Martin Aggerbeck følger enhver proces et grundmønster med plads til justeringer undervejs: ”Grundlæggende skal alle processer have en start, en produktion og en afslutning. I løbet af processen vil der være forskellige gøremål. Det kan være vi skal kalde nogle eksperter ind, som skal dele ud af deres viden, og så skal vi måske have nogle pauser, hvor folk kan samle energi m.m. Et af proceskonsulentens værktøjer er at planlægge programmet i såkaldte ”play blocks”, som kan flyttes rundt i løbet af dagen alt efter, hvor de passer ind.”
• Styring via proaktiv neutralitet: Aggerbeck fremhæver en forskningsbaseret ramme til kreativ facilitering, hvor konsulenten ikke forholder sig passiv, men agerer aktivt over for proces, produkt og deltagere for at sikre engagement fra alle – også de mere tilbageholdende.
• Aktiv balancering af rummet og idéerne: Facilitatoren skal sikre lige vilkår ved bevidst at styre dynamikken mellem deltagerne og idéerne, forklarer Martin Aggerbeck: ”Det handler bl.a. om at behandle alle ens og sørge for, at alle føler sig mødt og har plads. Men nogle gange for at behandle alle ens og give alle de samme muligheder, så er vi faktisk nødt til at fremhæve nogle og skubbe andre lidt i baggrunden. Hvis der er nogen der fylder meget, så kan det være facilitatorens rolle at få dæmpet dem lidt, og samtidig give plads til dem, der ikke fylder så meget. Det kan både være personer og ideer m.m. hvis nogle ideer pludselig bliver talt for meget op, hvor andre ideer glemmes helt.”

Kortlægning af netværk

En central del af en forandringsproces kan være at lave et aktør-netværk. Det betyder, at man danner sig et overblik over aktører i en proces, og hvilke indbyrdes relationer de har. Aktører dækker her både over mennesker, men også ikke-menneskelige elementer. Her fremhæver Aggerbeck fx GDPR-lovgivning, som noget der kan spille en central rolle. 

At lave et aktør-netværk er et brugbart værktøj for en proceskonsulent, da man herigennem får indblik i, hvem der interagerer med hinanden, og hvordan de gør det. Forståelse for interaktioner mellem aktører er afgørende i komplekse netværk, da det giver indblik i, hvordan det er med til at skabe stabilitet og udvikling. Derfor vil en proceskonsulent eller en, der leder en forandringsproces, have et stærkere grundlag for, hvordan de skal gribe processen an.

”I aktør-netværksteori kortlægger proceskonsulenten, hvilke aktører der interagerer på kryds og tværs i organisationen. Det går altså ud på at undersøge og spørge de forskellige interessenter: hvem snakker du med, hvem arbejder du sammen med, hvem spørger du, hvis du har en faglig udfordring? Hvis de så alle nævner den samme person, så ved vi fx, at her har vi en nøglespiller,” forklarer Aggerbeck.

Fremfor fx bare at kigge på et organisationsdiagram, bruger man altså aktør-netværksteori til at finde vigtige nøglespillere og visualisere, hvordan de formelle og uformelle netværket er strikket sammen i organisationen. Det kan nemlig være en stor hjælp for proceskonsulenten, når der fx skal gennemføres faglige forandringer, da det vil være ekstra vigtigt at få nøglepersonerne med tidligt i forløbet, da de så kan hjælpe med at få resten af teamet eller organisationen med sig. 
  
Ifølge Aggerbeck er det især et brugbart værktøj, når man arbejder med længere processer, da det giver et nyt perspektiv på organisationen, og kan give en god forståelse for, hvor og hvorfor tingene ikke altid går som forventet.

Sådan håndterer du udfordringerne ved digitale processer

Med udbredelsen af hjemmearbejde og global rekruttering over de seneste 10 år foregår flere forandringsprocesser og møder online, hvilket stiller helt nye krav til procesledelsen.

• Den store risiko for distraktioner: Digitale formater gør det nemt for deltagerne at miste fokus, påpeger proceskonsulent Martin Aggerbeck: ”Der er lavet spændende undersøgelser af, hvad folk egentlig laver i onlinemøder. Nogle shopper, andre spiller spil, ser noget i tv, laver mad, spiser eller lignende. Så der sker meget i de digitale møder. Og jeg kan sådan set godt forstå det. Ofte bliver de her digitale møder en masse hoveder, der snakker, og så er der måske nogle knapt så engagerende slides.”
• Nøglen er aktiv involvering: Da det kræver væsentligt mere koncentration at følge med online, skal deltagerne aktiveres for ikke at blive passive tilskuere. Uden aktiv deltagelse er det markant sværere at få dem til at levere og producere resultater efterfølgende.
• Brug af digitale samarbejdsværktøjer: Møderne skal gentænkes med aktive greb – som f.eks. gruppediskussioner i breakout-rooms eller fælles online post-it boards, der etablerer en involverende ramme for debatten.
• Et stærkt supplement med indbygget dokumentation: Selvom onlinemøder ikke fuldt ud erstatter det fysiske møde, har formatet ifølge Aggerbeck en klar praktisk fordel: ”De digitale møder kan ikke erstatte fysiske møder, men de kan være et rigtig godt supplement. Desuden så får du gemt alle jeres pointer, notater og referater m.m. online i stedet for at stå med 200 fysiske post-its, som ikke lige bliver gemt.”

Hvis man tager ovenstående råd i brug, vil man have en større sandsynlighed for at lykkes med en proces. Men Aggerbeck pointerer afslutningsvist også, at man skal være påpasselig med at sætte to streger under en proces, da der konstant kan være ting, man kan forbedre.

Derfor skal du uddanne dig til Proceskonsulent 

Evnen til at drive processer i en digital tidsalder er en ressource, som mange virksomheder eller organisationer kan få brug for. Som proceskonsulent bliver du skarpere til at facilitere og planlægge digitale forløb, grafisk facilitering, kommunikation, workshopdesign og -afholdelse, agile processer og til at drive forandringer. Alt dette lærer du om på uddannelsen ’Proceskonsulentuddannelsen 2.0 med fokus på digitalisering og agilitet’.

Man behøver ikke have en specifik baggrund, for at uddanne sig som proceskonsulent. Det kan være relevant for alt fra folk, der arbejder med HR til projektledere at få kendskab til de værktøjer, som man kan benytte sig af for at drive processer mere effektivt og styrke samarbejdet i teams. Med de rette kompetencer kan du hjælpe med at drive processer, der er overskuelige, fleksible, transparente og effektive.

Kilde: Artiklen er skrevet på baggrund af et podcast-interview med Martin Aggerbeck